Desde el 1 de enero de 2013, y como consecuencia del nuevo Reglamento de Facturación, las empresas podrán emitir sus facturas en formato PDF y remitirlas por correo electrónico, para lo cual deberá solicitar una autorización a sus clientes, en la que se indique la cuenta de correo de envío y la de recepción.

Como ya sabe, el Real Decreto 1619/2012 aprueba un nuevo Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aplicable desde el pasado 1 de enero de 2013, entre cuyas novedadesdestaca una igualdad de trato entre la factura en papel y la electrónica para que el sujeto pasivo pueda expedir por vía electrónica sin necesidad de que la misma quede sujeta al empleo de una tecnología determinada. Así, se señala que las facturas pueden expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad desde su fecha de expedición y durante todo el período de conservación

¿Qué es la factura electrónica?

Se define como aquella factura que se ajuste a lo establecido en el Reglamento de Facturación y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico, estando condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento.

Para que una factura electrónica sea válida (y equivalente a una emitida en papel) debe cumplir los siguientes requisitos:

• Contener los datos mínimos que se exige a cualquier factura: número, fecha de expedición, NIF de emisor y receptor, etc.
• Que el destinatario le haya dado su consentimiento para que le remita facturas electrónicas.  Por eso, antes de empezar a facturar electrónicamente a un cliente, es recomendable obtener primero su autorización por escrito.
• Que el sistema empleado para generar y remitir dicha factura garantice la autenticidad de su origen (quién es su emisor), así como la integridad de su contenido (es decir, que el mismo no ha sido modificado).